このノートの考え方については、こちらにまとめています。
ーなぜ私は「社会設計ノート」を書いているのかー

経営者は、なぜ集まるのか

― 経営者団体・コミュニティから考える関係と制度 ―

第６回　関係は、いつ制度になるのか

前回、内部の結束と外部への接続について考えました。

互いを知り、信頼しているからこそ、率直に相談し、協力できることがあります。

一方、内部の関係が強くなることで、外からの人や異なる意見が入りにくくなることもあります。

強い関係とは、閉じた関係ではない。

外との接点を持ちながらも、内部の信頼を保てる関係なのではないかと書きました。

しかし、関係には、もう一つの弱さがあります。

人と人との関係は、その人たちがいなくなれば、失われる可能性があることです。

その人がいるから成り立つ場

経営者コミュニティの中には、主宰者の人柄や人脈によって成り立っている場があります。

誰と誰をつなげればよいかを知っている。
初めて参加した人にも声を掛ける。
対立が起きれば間に入る。
参加者が求めているものを察し、必要な機会をつくる。

その人がいることで、場の安心が保たれ、参加者同士の関係が育ちます。

これは決して悪いことではありません。

場の創設期には、誰かの強い意志や献身が必要です。理念を語り、参加者を集め、試行錯誤しながら活動を形にする人がいなければ、そもそも関係は始まりません。

しかし、長く続く中で、主宰者にしかできないことが増えていけばどうなるでしょうか。

その人が忙しくなった。
健康を損ねた。
別の活動に力を移した。
後を任せたいと考えた。

そのとき、場の価値まで失われてしまうのであれば、関係はまだ個人の中にとどまっているのかもしれません。

制度とは、法律や規則だけではない

制度と聞くと、法律、規約、役職、手続きなどを思い浮かべます。

しかし、経営者団体やコミュニティにおける制度は、それだけではないと思います。

定期的に集まる。
初めて参加した人を紹介する。
相談された内容を外へ漏らさない。
仕事を紹介した後の経過を確認する。
役割を一定期間で交代する。
活動の内容を記録し、次の担当者に伝える。

こうした繰り返しの仕組みも、制度の一部です。

誰かが毎回気を利かせなければできないことを、参加者が共有できる形へ変えていく。

誰が担当しても、何を大切にすべきかが分かる。

問題が起きたとき、どのように判断するのかを、特定の人だけが握らない。

そのような状態が整ったとき、個人間の関係は、組織として受け継げる仕組みに近づいていきます。

組織の成長に関する研究でも、非公式なつながりから始まった組織が、規約、役割、委員会、事務局などを備えた形へ移行する過程が扱われています。 経営者団体・経営者コミュニティに関する基礎調査レポート

関係が続くためには、ある段階で制度が必要になるのです。

関係の履歴を残す

ただし、規則や役職を設けるだけでは、関係の意味まで受け継がれるとは限りません。

例えば、「新しく入った人には必ず声を掛ける」という決まりをつくったとします。

その行為だけが引き継がれても、

なぜ、その決まりが必要になったのか。
過去に、どのような人が入りにくさを感じたのか。
声を掛けることで、何が変わったのか。

そうした背景が分からなければ、次第に形式だけの行動になるかもしれません。

制度として残すべきなのは、行動の形だけではありません。

何を大切にし、なぜその仕組みをつくったのかという判断の履歴です。

紹介の仕組みも同じです。

紹介件数を増やすことが目的になれば、相手に合わない紹介まで行われる可能性があります。

しかし、その制度が本来、

相手にとって役に立つ接点をつくる。
紹介する双方の信用を守る。
一度の取引ではなく、長い関係の入口をつくる。

という考えから生まれたのであれば、その背景まで共有する必要があります。

関係の履歴を残すことは、過去を保存することではありません。

現在の判断に使えるようにすることです。

そして、環境が変わったときには、その制度を見直す材料にもなります。

制度は、関係を固定するためにあるのではない

制度化には、別の危険もあります。

規約をつくる。
委員会を設ける。
役職を決める。
報告の形式を整える。

こうしたことが進むと、組織としての安定性は高まります。

一方、制度を守ること自体が活動の中心になれば、本来の目的から離れていきます。

会議を開くことが目的になる。
役職を埋めることが目的になる。
報告書を作ることが目的になる。
会員数を維持することが目的になる。

組織研究では、公式な仕組みと実際の活動が離れていくことや、本来は目的を達成するための規則が、やがて自己目的化することが指摘されてきました。 経営者団体・経営者コミュニティに関する基礎調査レポート

だからこそ、制度は関係を固定するためにあるのではないと思います。

関係の中で生まれた価値を、特定の人だけに依存させず、次の人へ渡すためにある。

そして、新しい人や新しい環境に合わせて、その関係を更新できるようにするためにある。

変えないための制度ではなく、必要なものを残しながら、変わるための制度です。

関係が制度になるとき

では、関係は、いつ制度になるのでしょうか。

定例会が始まったときでしょうか。
会則ができたときでしょうか。
役職や委員会が置かれたときでしょうか。

それらは、制度化の一部です。

けれど、それだけでは十分ではないと思います。

誰かの経験が、別の人にも理解できる。
大切にしてきた考え方が、言葉として共有される。
判断の理由が記録され、後から参照できる。
役割が交代しても、必要な働きが続く。
外部の変化に合わせて、仕組みを見直せる。

ここまで整ったとき、関係は個人の記憶を超え、組織として受け継げるものになります。

関係が制度になるとは、人とのつながりを規則に閉じ込めることではありません。

関係の中で生まれた価値を、次の人が受け取り、使い、更新できる状態にすることです。

ただし、制度として残るようになった組織には、別の問題が生まれます。

最初は目的を実現するためにつくられた仕組みが、長く続くうちに、その仕組みを守ることへ重心を移していくことがあります。

何のために始めたのかよりも、会を続けることが優先される。

参加者の必要よりも、既存の運営を変えないことが優先される。

制度が関係を支えるのではなく、関係が制度を維持するために使われるようになる。

次回は、その転換について考えてみたいと思います。

組織は、なぜ目的を忘れるのか。

＃００　なぜ、この記録を始めるのか