こんにちは、荒木洋二です。

今回は「プレスリリースの作り方」第１３回です。次回が「プレスリリースの作り方」の最終回です。

前回まで「プレスリリースを構成する各項目の作り方」を５回にわたり、解説しました。

今回と次回の２回で「最終チェックリスト」について解説します。

ここで振り返り、確認しましょう。プレスリリースとは何でしょうか。プレスリリースとは、組織の新たな取り組みを報道関係者に発表する資料のことでした。

■文章チェックの原則

まず、文章チェックの原則について説明します。

プレスリリースの作成後、すぐにウェブサイトで公開してはいけません。すぐに記者クラブに投函したり、配信事業者を利用して一斉配信したりしてはいけません。基本的なチェックが必要です。
要点は次の４点です。

・名称に誤りがないか？

・数字に誤りがないか？

・誤字・脱字はないか？

・他社の商標権などを侵害していないか？

一人で作成していると、案外些細なことを見落としてしまいがちです。広報担当が複数人いるのであれば、その人とダブルチェックするのが望ましいです。広報担当が自分一人であれば、代表（社長）や直属の上司などに必ずチェックしてもらいましょう。

自社の会社名はもちろんのこと、例えば提携のプレスリリースであれば、他社の名称や所在地、代表者名なども誤りがないのか、確認いたしましょう。背景（Ｗｈｙ）を述べる文章では調査元の機関の名称、イベントや研修であれば、利用する施設の名称などです。

さらに次のスライドに記載してある四つの分野でチェックが必要です。

今回の講座では、「①タイミング」と「②テーマ」を解説します。③と④は次回、最終回で解説します。

①タイミング

プレスリリースを発表するタイミング、時期をどうするか、ということです。発表する内容はもちろん重要ですが、適切なタイミング、適時に発表しなければ意味がありません。記者が関心があるテーマであったとしても、タイミングの問題で報道されないことがあるのです。

どういうことなのか。以下の２点をチェックしなければなりません。

・過去の出来事ではないのか

・（一般に）公開（オープン）する前なのか

＜過去の出来事ではないのか＞

プレスリリースでは、原則として過去の出来事は発表できません。「ＮＥＷＳ＝ニュース＝新たな取り組み」とは、これから行おうとしている未来のことという意味です。

では、過去に起こった出来事で、どうしても報道関係者に伝えたいことがある場合には、どうしたらいいのか。報道関係者に伝えるのを諦めるしかないのか。そんなことはありません。
主に次の二つの方法があります。

１）「情報提供」資料として投函・配信

「プレスリリースとは？」の講座（講座番号１３０１５）でも説明したように、プレスリリースではなく、「情報提供」資料として、記者クラブに投函したり、記者たちに配信したります。プレスリリースでは、ヘッダー部分に「プレスリリース」と書きますが、ここを「情報提供」「情報提供資料」と目立つように書きます。プレスリリースではなく、あくまでも「情報提供」であることを主張するのです。

２）ニュースレター（広報紙）を投函・配信

企業が社内外の出来事をまとめた媒体を「ニュースレター」といいます。社内報、顧客向け情報紙誌のことです。主に「舞台裏」の情報を扱う広報媒体です。「プレスリリースの作り方」講座終了後、「ニュースレターの作り方」講座が始まりますので、詳細は同講座で学んでください。

ニュースレターは報道関係者にも送ることができます。
自社の主力製品・サービスの開発秘話、顧客体験、社員の成長物語、営業の最前線レポートなど、企業経営の「舞台裏」の情報はニュースレターで伝えることができます。これらは全て過去の出来事ですよね。
ニュースレター発行をテーマにしたプレスリリースを添え、記者クラブに投函したり、報道関係者個々人に配信したりします。通常、プレスリリースは２ページに収めます。ページ数が多いと記者たちに読んでもらえない可能性が高いからです。ニュースレターのページ数があまり多いと、記者にとって違和感があるし、目を通してもらえません。
記者クラブに投函する場合、ニュースレター発行のプレスリリースが１ページで１枚、ニュースレターはＡ４用紙の表裏に印刷して１枚に収めれば、合わせて２枚です。これなら目を通しやすくなります。どんな長くても多くてもＡ３二つ折り両面印刷の４ページですね。ここが限界でしょう。

＜（一般に）公開（オープン）する前なのか＞

こちらも「プレスリリースとは？」の講座（講座番号１３０１５）で述べたとおり、公開してしまっている情報はプレスリリースに適していません。ウェブ広告を先行させてしまったり、図らずもある一つの媒体だけに記事が掲載されたり（「リーク」といいます）した場合です。記者クラブをはじめ、報道機関には公平の原則がありますから、たとえ１媒体でも報道されてしまった情報を「プレスリリース」として投函・配信することは厳に慎まなければなりません。
広告でいったん公開した、もう多くの人に知らせてしまった情報の場合も「情報提供」と明記した資料として報道関係者に配ります。

②テーマ

ここで重要なのは以下の２点です。

・テーマを一つに絞る

・キャンペーンは不適切

＜テーマを一つに絞る＞

プレスリリースは、新たな取り組み・新しい打ち手を発表する資料です。その際、扱うテーマは一つに絞らなければなりません。同じプレスリリースの中に、二つのテーマが書いてあると、何を伝えたいのか、何がニュースなのかという肝心の内容が曖昧になりますし、非常に分かりづらくなります。結果として報道関係者に伝わりません。

ですから必ずテーマは一つに絞ってください。

では、二つ発表したい内容がある場合はどうすればいいのか。プレスリリースを二つに分けましょう。発表する日付もずらした方がいいでしょう。

＜キャンペーンは不適切＞

そして、もう一つ大事なのは、キャンペーンはプレスリリースのテーマとして不適切だということです。適切ではありません。

キャンペーン自体をプレスリリースとして一斉配信する。プレスリリース配信事業者のサービスを利用している企業でよく見受けられますが、これは良くありません。キャンペーン情報はニュースにはなり得ないからです。そもそもキャンペーンは販売促進の一環として実施するものです。販売促進ですから広告やマーケティングの領域です。広報が扱う領域ではありません。

それでもどうしてもキャンペーンの内容を報道関係者に伝えたい場合は、どうすればいいのか。例えば新製品のプレスリリースの中で、新製品を「どうやって＝ＨＯＷ」広げるのか、売り上げを伸ばすのかという事実としてキャンペーン内容を記載するのです。そこまででとどめておくのです。

プレスリリースとして発表できるテーマの具体例をいくつか挙げてみます。

・新商品・新サービスの発表

・新規市場参入

・工場・研究所の新設・増設

・業務提携・資本提携

・新しい事業戦略の発表

・新しい経営施策の発表（福利厚生制度の拡充、新しいキャリア制度導入など）

・ＣＳＲ（企業の社会的責任）活動のの新たな取り組み

・増資・Ｍ＆Ａ

・独自の調査結果

最後の「独自の調査結果」に関して詳説します。独自の調査結果をプレスリリースとして発表することを、ＰＲ業界では「調査リリース」と呼んでいます。

自社の事業領域がニッチな場合、民間のシンクタンクをはじめとする調査機関の調査結果では、自社のマーケティングに役立つ仔細な情報がつかめきれないことが往々にしてあります。その場合、自らアンケート調査などを実施するしかありません。自社のマーケティングに役立つ情報を自ら調べるのです。たったの１回の調査では何も見えてきません。毎年、あるいは半年に１回など、定期的に調査する、つまり定点調査を継続して実施します。そうすることで市場動向やその変化を読み取ることができます。経営にとって欠かせない重要な情報を自ら調査し、分析結果を蓄積するのです。

自社にとっても有益な情報（調査の分析結果）は、自らが調べているのですから「一次情報」です。報道関係者は、国民の知る権利に応えるために目と耳と足で情報を稼ぎます。現地、現場、現物を取材します。「一次情報」を取材するのが報道関係者の役割の一つです。そんな報道関係者にとってニッチな事業領域における調査の分析結果は貴重な「一次情報」です。そんな情報はいいネタになるので記事にしたいと思うのです。

ただ、ここで勘違いしてはならないことがあります。記事にしてもらうことを優先させ、軽薄な動機で安易に、自社にとってさほど重要でない調査を実施することです。記者は情報の目利きです。そんな動機で実施した深みのない情報には一切興味を持ちません。
ＰＲ会社や調査会社にうまく誘導され、メディアでの露出のためだけに行う調査は何も生み出しません。記事にもなりません。本末転倒してはなりません。

最後に今回の講座をまとめました。次のスライドに示しますので、もう一度振り返り、確認しましょう。

次回は、「プレスリリースの作り方」講座の最終回（第１４回）です。四つの分野の残り二つ「③構成要素」「④文章表現」を解説します。